2.1 Intention
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Diese Dokumentation dient als Leitfaden für Scanoperatoren, die am Projekt Kataloganreicherung teilnehmen und bisher wenig oder gar nicht mit BCS-2 gearbeitet haben, es ist kein Benutzerhandbuch. Es werden die Grundfunktionen von BCS-2 Office und MyBib eDoc erklärt, die notwendig sind um Inhaltsverzeichnisse zu Scannen. Das ausführliche Benutzerhandbuch findet sich im WWW unter http://manuals.imageware.de/bcs-2/bcs-2-office/

2.1.1 Verfahren

Es gibt drei Verfahren innerhalb des von ImageWare Components angebotenem Service Kataloganreicherung (Catalogue Enrichment):

  1. Selfservice der teilnehmenden Bibliothek: hier wird Scanning und OCR durch die Bibliothek selbst erledigt
  2. Mixedservice hier scannt die Bibliothek, die OCR und das durchsuchbare PDF erstellt ImageWare Components
  3. Fullservice: hier übernimmt ImageWare Components die gesamten Arbeiten, also Scanning und OCR

Diese Anleitung beschreibt ausführlich die einzelnen Arbeitsschritte vom Anlegen eines Auftrages bis zum Abschluss des Auftrages

2.1.2 Hardware

Eine übliche Scan-Station für die Kataloganreicherung besteht aus folgenden Komponenten (vgl. dazu auch die Beschreibung):

  • Scanner
  • PC
  • Bildschirm
  • Maus
  • Tastatur
  • Barcodepistole (optional)

2.1.3 Software

  • Als Scanclient kommt BCS-2® Office zum Einsatz mit folgenden notwendigen Modulen:
    • Auftragsverwaltung
    • MyBib Connector mit Workflow Kataloganreicherung.
  • Als Workflowsystem wird MyBib eDoc® eingesetzt. MyBib eDoc® hält die Scanaufträge vor und kümmert sich um die Auslieferung der Scans.

2.1.4 Programm-Einstellungen (Office-Configurator)

Für den Scanoperator nicht relevant, da alle notwendigen Einstellungen bereits während der Installation von BCS-2® Office in Abstimmung mit Ihrer IT-Abteilung vorgenommen wurden. Am Ende der Anleitung finden Sie das Kapitel „Typische Fehler und Fehlermeldungen“, das Ihnen helfen kann, ihre lokalen IT-Betreuer über eventuell auftretende Probleme gezielt informieren zu können.

2.2 Workflow
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Beachte: BCS-2® und MyBib eDoc® stehen miteinander in Verbindung. Dadurch können beispielsweise keine Aufträge gescannt werden, wenn der MyBib eDoc®-Server nicht erreichbar ist oder der Status des Auftrages nicht übereinstimmt (s. a. Kapitel Hilfe)

2.2.1 Arbeitsschritte

Für das Scannen muss zunächst ein Scanauftrag in MyBib eDoc® angelegt werden. Das erfolgt über ein Webformular, das mit einem herkömmlichen Browser bedient werden kann.

Zum Anlegen des Auftrags wird die Mediennummer (Barcode) des Buches per Barcodepistole eingescannt. Per Hand einzugeben ist möglich, aber fehleranfällig (Tippfehler).

Das Scannen und Bearbeiten der Inhaltsverzeichnisse erfolgt anschließend in BCS-2® Office. Die einzelnen Arbeitsschritte sind:

  1. Scannen des Inhaltsverzeichnisses
  2. Nachbearbeiten der Scans (Schwarzrandentfernung, eventuell. Entfernen von Flecken (Despeckle), Seitenteilung und anschließend Geraderücken (Deskew)
  3. Übertragen der fertig bearbeiteten Scans an MyBib eDoc®

2.2.2 Rechner und Scan-Station in Betrieb nehmen

  • Bildschirm anschalten
  • PC starten
  • Scanner  anschalten.
  • Falls notwendig Barcode-Pistole anschalten
  • Einstellungen am Scanner

2.3 Auftrag erfassen
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2.3.1 Aufruf der Auftragserfassungsmaske über den Browser

Die Adresse lautet immer http://monografien.imageware.de/request/ für den Fall, das die Seite weder als Lesezeichen in Ihrem Browser abgespeichert noch als Verknüpfung auf Ihrem Desktop hinterlegt ist.

Abbildung 1: Auftragserfassungsmaske MyBib eDoc®

Beachte: Da für jeden teilnehmenden Verbund eine eigene Erfassungsmaske erstellt wird, kann das Bild von den lokalen Gegebenheiten abweichen

2.3.2 Eingabe des Barcodes und Daten vervollständigen

Per Barcodepistole die Mediennummer (Barcode) des Buches einlesen. Je nachdem welchen Browser Sie verwenden, muss zusätzlich noch der Button Daten vervollständigen gedrückt werden.

Abbildung 2: Eingabe Barcode

Über den Barcode wird eine Abfrage an den Online-Katalog gestartet. Gibt es zur Mediennummer einen Treffer im Katalog, werden im nächsten Bildschirm die Titeldaten des Buches angezeigt.

Abbildung 3: Anzeige Titelinformationen

Kurze Kontrolle der Titeldaten, dann den Auftrag mit Auftrag erfassen abschicken.

War die Auftragserfassung erfolgreich wird die Meldung Auftrag in MyBib-eDoc erzeugt angezeigt.

Abbildung 4: Auftrag erfasst

Die Mediennummer des Buches bildet zusammen mit dem pro Bibliothek vergebenen Präfix die Auftragsnummer in MyBib eDoc® (beispielsweise ULBBN-W2011-2607). Nun mit den anderen Büchern genauso verfahren.

2.3.4 Gründe warum ein Auftrag nicht erfasst werden kann

  1. Der Auftrag wurde von einer anderen Bibliothek des Verbundes bereits angelegt (Verbunddublette)

Abbildung 5: Verbunddublette

Sie können das Buch zur Seite legen und einen neuen Auftrag anlegen.

  1. Der Auftrag wurde von einer Bibliothek außerhalb des Verbundes bereits angelegt (ISBN-Dublette)

Abbildung 6: ISBN-Dublette

Durch Klicken auf PDF öffnet sich das bereits gescannte PDF des Inhaltsverzeichnisses. Stimmt das Inhaltsverzeichnis mit dem Ihnen vorliegenden überein, markieren Sie die Zeile mit Auswahl und klicken auf den Button Inhaltsverzeichnis übernehmen. Wie in Fall 1 (Verbunddublette) wird ein Eintrag in die Dublettendatei auf dem MyBib eDoc®-Server vorgenommen.

Stimmt das PDF nicht mit dem Ihnen vorliegenden Inhaltsverzeichnis überein, legen Sie über Auftrag erfassen den Auftrag in MyBib eDoc® an.

  • Der Auftrag wurde bereits von der eigenen Bibliothek angelegt

Abbildung 7: Auftragserfassung abgelehnt

Sie können das Buch weglegen und mit Neue Mediennummer eingeben einen neuen Auftrag erfassen.

2.4 Auftragsbearbeitung in BCS-2
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2.4.1 Starten von BCS-2

Abbildung 8: Startbildschirm von BCS-2® Office

Beachte: Die Ihnen vorliegende Oberfläche kann sich je nach gewählter Toolbar von den hier gezeigten Screenshots unterscheiden. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihren lokalen Administrator.

Der Startbildschirm von BCS-2® ist zweigeteilt, Links befindet sich die Jobliste der Aufträge, die angelegt wurden und rechts die Thumbnails (Vorschaubilder) der Scans des ersten aktiven Jobs.

2.4.2 Erster Schritt: Neuen Scan-Job anlegen

Mit Neuen Job anlegen

öffnet sich der Dialog zur Eingabe der Jobnummer (Auftragsnummer)

Abbildung 9: Eingabe Jobnummer

Lesen Sie nun den Barcode des Buches in das Feld Jobnummer ein

Abbildung 10: Eingabe Barcode

Der Barcode erscheint im Fenster Enter Jobnummer. Nach dem Abschicken des Auftrages mit OK wird die Jobnummer gegen das MyBib eDoc®-System validiert. Nach erfolgreicher Validierung verschwindet der Eingabedialog und der Job wird freigegeben für die Bearbeitung.

Abbildung 11: Oberfläche Job-Bearbeitung

Die Oberfläche der Job-Bearbeitung besteht aus der Icon-Liste (oben und unten), der Vorschauleiste (Thumbnail-Leiste) links und der Bildanzeige (rechts).

Innerhalb eines Jobs können Sie sich von Bild zu Bild mit den Navigations-Icons bewegen.

Erstes Bild in der Liste
Letztes Bild in der Liste
Nächstes Bild in der Liste
Voriges Bild in der Liste

Sie können auch die Navigationstasten Ihrer Tastatur verwenden um in der Bildanzeige zu navigieren.

Links neben der Navigations-Toolbar von BCS-2® Office sehen Sie die Auftrags-Informations-Toolbar zu dem validierten MyBib eDoc®- Auftrag

Abbildung 12: Anzeige Auftragsnummer MyBib eDoc

Angezeigt wird das MyBib eDoc®-System, mit dem Sie verbunden sind und die Auftragsnummer, die Sie gerade bearbeiten.

2.4.3 Zweiter Schritt: Scans aus dem Exportverzeichnis des Scanners importieren

Öffnen Sie das Exportverzeichnis der MultidotScan-Scansoftware und markieren Sie die dort vorhandenen Scans mit der Maus.

Abbildung 13: Exportverzeichnis Scanner

Anschließend ziehen Sie per Drag & Drop die Scans in das geöffnete Job-Verzeichnis von BCS-2® Office.

Abbildung 14: Import Scans per Drag&Drop

2.4.4 Dritter Schritt: Bildbearbeitung

Achten Sie bitte darauf, dass die Scans möglich gleich groß sind, das Schriftbild möglichst gerade (nicht wie im abgebildeten Beispiel), kein äußerer schwarzer Rand vorhanden ist und die Seite keine Flecken, Stempel etc. enthält. Dies kann unter Umständen die OCR, die durch ImageWare Components durchgeführt wird beeinträchtigen, was wiederum zu einer Reklamation unsererseits führen würde.

Images, die in Graustufen gescannt wurden, müssen in Schwarz-Weiß-Scans umgewandelt (binarisiert) werden.

Folgende Nachbearbeitungsfunktionen stehen Ihnen als Icon oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in BCS-2® Office zu Verfügung

   Maskierung
Automatisches Geraderücken
 Innen Löschen
 Außen Löschen
Image interaktiv Anpassen (unter anderem, um zu Binarisieren)

Zusätzlich zum Automatischen Geraderücken steht Ihnen als weitere Nachbearbeitungsfunktion das manuelle Geraderücken zu Verfügung. Dazu bewegen Sie Ihre Maus in die Bildanzeige auf der rechten Seite der Jobanzeige, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zur Imagebearbeitung und wählen dort das Icon

Manuelles Geraderücken.

Ziehen Sie anschließend Ihre Maus von der linken oder rechten Seite beginnend auf die andere Seite des Bildes, dabei wird eine feine hellgrüne Linie eingeblendet, und lassen Sie am Ende des Bildes die Maus los. Die Seite wird dann geradegerückt.

Sollte das Ergebnis bei einer der oben genannten Bearbeitungsfunktionen nicht zufriedenstellend sein, können Sie mit Hilfe der

Undo-Funktion

den ursprünglichen Zustand wiederherstellen. Wenn die Bildbearbeitung abgeschlossen ist, können Sie den nächsten Job anlegen. Dazu verwenden Sie das

Neuer Job-Icon.

Fahren Sie fort bis alle Bücher abgearbeitet sind.

2.4.5 Vierter Schritt: Jobs übertragen

Wenn ein Stapel Bücher abgearbeitet ist, neue Bücher geholt werden müssen oder eine Pause ansteht, ist das der richtige Zeitpunkt um die abgearbeiteten Aufträge auf das MyBib eDoc®-System zu übertragen, da der Vorgang eine gewisse Zeit braucht.

Mit dem Icon

Job schließen

beenden Sie die Job-Bearbeitung, der aktive Job wird beendet und die Job-Liste von BCS-2 Office wird angezeigt.

Abbildung 15: Job-Liste BCS-2 Office

Zum Übertragen der Jobs markieren Sie die erste Zeile der Jobliste und ziehen die Maus nach unten. Die Jobs sind nun alle markiert.

Abbildung 16: Markierte Job-Liste

Mit dem Button

starten Sie das Übertragen der Jobs auf das MyBib eDoc®-System. Nach dem Übertragen werden die Jobs aus der Job-Liste gelöscht.

2.4.6 Reklamationsbearbeitung

Jobs, die bei der Qualitätskontrolle durch ImageWare Components durchfallen, werden reklamiert und müssen nachbearbeitet werden.

Gründe für eine Reklamation sind beispielsweise:

  • Fingerabdruck auf dem Image – Abhilfe mit Innen löschen
  • Abgeschnittene Seiten – Fehlerhafte Seite löschen und erneut einscannen
  • Bilder sind in Graustufen oder farbig gescannt – Images binarisieren

Wie Reklamationen zu bearbeiten sind hängt davon ab, was als Aktionsauswahl in MyBib eDoc® eingestellt wurde.

Bei Jobs, für die Auftrag neu scannen + Scan-Verzeichnis beibehalten ausgewählt worden ist, werden die Images nach Job anlegen und Einlesen des Barcodes in BCS-2® Office heruntergeladen.

Folgende oder eine ähnlich lautende Meldung erscheint dann im Jobfenster von BCS-2®

Abbildung 17: Reklamationsmeldung in BCS-2® Office

Wurde dagegen als Aktion Auftrag neu scannen + Scan-Verzeichnis leeren gewählt, dann lautet die Meldung folgendermaßen:

Abbildung 18: Reklamationsmeldung in BCS-2® Office

Die Jobs werden wie ein ganz normaler Job behandelt und mit allen anderen neuen Jobs zum Schluss nach MyBib eDoc® übertragen.

.

2.5 Typische Anwendungsfehler und Fehlermeldungen
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Beim Arbeiten mit einer Scanstation, die mit einem MyBib eDoc®-System zusammenarbeitet kommt es immer wieder zu Fehlern oder Fehlermeldungen. In der nachfolgenden Tabelle finden sich typische Fehler und Fehlermeldungen und ihre Ursache

Situation Fehlermeldung Ursache/Lösung
     
Anlegen eines Jobs Beim Anlegen eines Jobs erscheint die Eingabemaske des Barcodes nicht Hier ist die Einstellung Job-Indexe direkt nach Anlage des Jobs erfassen nicht aktiv. Zur Fehlerbehebung wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen Systembetreuer.
Eingabe Barcode ERR_XMLRPC_WRONG_ORDER_STATE the specified order XYZ can not be processed. For scanning the order must have state open or flyleaf. Current state of order is… Please contact your order operator for further information Der Job steht in MyBib eDoc® nicht im Status „offen/Deckblatt“ – Passiert, wenn die Bearbeitung des Jobs abgebrochen wurde.

Nach MyBib eDoc® wechseln und den Auftrag manuell auf offen zurückstellen.

ERR_XMLRPC_ORDER_NOT_FOUND: order xyz could not be found on the server Kann mehrere Ursachen haben:

1. Bei Eingabe des Barcodes per Tastatur = Tippfehler

2. Bei Eingabe über Lesepistole = evtl. fehlt der Auftragspräfix in den Einstellung für die Übertragung von BCS-® Office.

Zur Fehlerbehebung wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen Systembetreuer.

3. Für beide Eingabemethoden gilt: Job wurde noch nicht in Mybib eDoc® angelegt.

Job in MyBib eDoc® anlegen.

ERR_XMLRPC_WRONG_ORDER_STAGE

the specified order ULBBN-W-2011-3753 can not be processed. For scanning the order should be in stage „active“. Current stage of order is halted. Please contact your order operator for further information.

Job hat den falschen Zustand in MyBib eDoc®.

Nach MyBib eDoc® wechseln und den Zustand manuell auf aktiv setzen.

Übertragen von Aufträgen ERR_XMLRPC_WRONG_ORDER_STATE_UPLOAD: the specified order XYZ can not be processed. For upload the order must have state scan. Current state of order is … Job wurde vermutlich manuell auf einen anderen Status gesetzt.

Nach MyBib eDoc® wechseln und den Job manuell wieder auf den Status wird gescannt stellen.

  ERR_XMLRPC_WRONG_ORDER_STAGe_UPLOAD: the specified order XYZ can not be processed. For upload the order must have stage „active“. Current state of order is „halted“ Beim Übertragen ist ein Fehler aufgetreten. Dann wird der Zustand des Jobs in MyBib eDoc® automatisch auf angehalten gestellt.

Nach MyBib eDoc® wechseln und den Job manuell auf den Zustand aktiv zurückstellen.