Rechnungsbearbeitung in MyBib eDoc

1.1 Einführung

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Nachfolgende Dokumentation beschreibt die Funktion der Rechnungsbearbeitung in MyBib eDoc. Die Einstellungen für die kostenpflichtigen Dienste (subito, Worldshare, Fernleihe) finden Sie in den jeweiligen Handbüchern der Dienste.

Für kostenpflichtige Dienste wie beispielsweise subito kann die Rechnungsbearbeitungsfunktion von MyBib eDoc genutzt werden. Diese ermittelt anhand der Einstellungen zu Preis, Benutzergruppen, Zuschlägen usw. automatisch einen Preis für die Bestellung, erstellt eine Rechnung in Form eines Rechnungssatzes und exportiert diesen anschließend manuell oder automatisch.

1.2 Beschreibung

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Prinzipiell verschickt MyBib eDoc keine Rechnungen sondern Rechnungssätze, aus denen ein externes Abrechnungssystem, z. B. die subito-Zentralregulierung, Rechnungen erzeugen kann.

Eine Rechnung besteht aus mindestens einem oder beliebig vielen Rechnungsposten.

Beachte:  Das Wort “Rechnungsposten” wird nachfolgend als Sammelbegriff für so unterschiedliche Lieferungen und Leistungen wie Artikel (Bücher, Verlagserzeugnisse), Dienstleistungen (Scanning, Recherche), Gebühren (VG-Wort Gebühren) und Tantiemen verwendet.

Die Verwaltung der Rechnungsposten erfolgt unter der „Artikelverwaltung“ des jeweiligen Dienstes.

Zu jedem Auftrag, der zu einem rechnungsfähigen Dienst gehört, wird spätestens nach der Preisberechnung ein aktueller Rechnungssatz erzeugt. Es gibt immer nur einen aktiven Rechnungssatz. Ändert sich der ermittelte Preis beispielsweise durch eine Reklamation oder bei Stornierung eines Auftrages, dann wird ein neuer Rechnungssatz erzeugt. Der neue Rechnungssatz wird zum aktuellen Rechnungssatz. Der alte Rechnungssatz wird nicht gelöscht, sondern verbleibt für Dokumentationszwecke in der Datenbank.

Erstellung und Übertragen der Rechnungssätze erfolgt automatisch durch kundenspezifisch anpassbare Batches. Nur in bestimmten Fällen, wie Reklamationen oder Stornierungen einzelner Rechnungen, kann eine manuelle Erzeugung und Export des Rechnungssatzes notwendig sein.

Im Falle der Stornierung wird ein sogenannter “Leer-Rechnungssatz” angefertigt, der ebenfalls exportiert werden muss. Nur dadurch wird garantiert, dass keine Rechnung an den Besteller verschickt wird.

1.3 Voraussetzung zur Nutzung der Rechnungserstellung

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Diese Einstellungen müssen Sie im Dienst vornehmen, damit Rechnungssätze für Aufträge erzeugt werden:

1. Der Dienst ist „kostenpflichtig“ und „preisfähig“ 
2. Der Zeitpunkt, wann die Berechnung durchgeführt werden soll, ist ausgewählt. Möglich sind:
   1. „Berechnung bei Erfassung“ oder  
   2. „Berechnung bei Auslieferung“ (ist als Standard voreingestellt)
3. Kundengruppen müssen erstellt sein, falls es unterschiedliche Preise für Kunden in und außerhalb der Institution/Leihverkehrs, usw. gibt
4. Die Lieferfristen sind angelegt, soweit sie Auswirkungen auf den Gesamtpreis haben
5. Erstellen einer Artikel- bzw. Preisliste unter Berücksichtigung von
   1. Festpreis 
   2. Prozentsatz der Steuer (falls sie mitausgewiesen werden muss) 
   3. Kundengruppen, für die der Artikel gelten soll 
   4. Servicelevel (das ist die Lieferfrist) 
   5. Lieferformat
   6. Lieferservice 
   7. Servicetyp (Lieferservice = Kopie, Ausleihe, MyBib eDoc) 
6. Festlegung der Zuweisungsart: Über die Zuweisung definieren Sie, wie ein Artikel einer Rechnung zugewiesen wird. Es gibt drei Zuweisungsarten:
   1. Manuell: Die Zuweisung erfolgt manuell über die Funktion “Rechnungsdaten bearbeiten” eines Auftrages  
   2. Automatisch: Die Zuweisung eines Artikels erfolgt automatisch bei der Preisberechnung anhand der festgelegten Selektionsdaten (Kundengruppen, Service-Level, Lieferformat, Lieferservice und Servicetyp) 
   3. Mittels Zuweisungsschlüssel: Die Zuweisung eines Artikels erfolgt über einen im Artikel definierten Zuweisungsschlüssel, der in der eingehenden Bestellung vorhanden sein muss, beispielsweise “invoice-item-basicprice-amout“ für einen Basispreis  

Erfolgt die Zuweisung eines Artikels zu einem Rechnungssatz automatisch anhand der Selektionsdaten (Kundengruppe, Service-Level, Lieferformat, Lieferservice und Servicetyp) oder dem Selektionsschlüssel, dann müssen diese bereits in der Bestellung aufgeführt sein, sonst kann der Artikel bei der Preisberechnung und Erstellung des Rechnungssatzes nicht berücksichtigt werden. Außerdem wird dadurch eine Auslieferung des Auftrages blockiert. Der Zustand wird dabei auf „fehlgeschlagen“ gesetzt. Damit die Auslieferung trotzdem erfolgen kann, muss der Artikel stattdessen manuell über die Funktion “Rechnungsdaten bearbeiten –> Rechnungsposten für Auftrag erfassen” einer Rechnung zugewiesen werden. 

1.4 Workflow

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Die Preisberechnung und Rechnungssatzerstellung erfolgen bei korrekt erstellten Batchklassen automatisch mit Auslieferung eines Auftrages. Dafür verantwortlich sind bei der Standard-Einstellung ‚Berechnung nach Auslieferung‘ drei aufeinander aufbauende Batchprozesse

1. Bei der Auslieferung des Auftrages erfolgt die Berechnung. Der Status des Auftrages ist ‚ausgeliefert‘
2. Anschließend erzeugt die erste Batchklasse das ein Rechnungssatz erstellt wird. Der Status des Auftrages ändert sich in ‚rechnungsfähig‘
3. Die zweite Batchklasse exportiert den Rechnungssatz und überträgt ihn. Der Status des Auftrages ändert sich auf ‚berechnet‘.

Achten Sie beim Erstellen der beiden Batchklassen darauf, dass beim Rechnungssatz erstellen keine Verzögerung eingetragen ist, sonst erfolgt danach kein automatischer Export der Rechnungssätze und müssen manuell übertragen werden. Beim Export kann aber eine Verzögerung von x Tagen festgelegt werden. Dabei sollten Sie sich an den Rechnungslauf von subito orientieren, der wöchentlich erfolgt.

1.5 Änderung von Rechnungssätzen

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Eine manuelle Änderung eines Rechnungssatzes ist generell möglich. Dabei sind aber die Fristen zum automatischen Übertragen der Rechnungssätze zu beachten.

Wurde der Rechnungssatz bereits übertragen, ist es zwingend notwendig, dass der Export manuell in der Rechnungsstellung angestoßen wird. Damit stellen Sie sicher, dass die Änderungen auch an subito geschickt werden.

Wurde der Rechnungssatz noch nicht übertragen, wird der Rechnungssatz beim nächsten Export-Durchlauf automatisch an subito geschickt. Vorausgesetzt im Batch ist aktiviert, dass geänderte Rechnungssätze erneut übertragen werden. Sonst müssen Sie die Rechnungssätze immer manuell exportieren.

Einzelne Rechnungsposten können über die Funktion “Kostenvoranschlag” geändert werden. Über “neu berechnen” kann kalkuliert werden, wie die Berechnung für den Auftrag aussehen könnte und mit “übernehmen” wird der neue Preis für die Berechnung übernommen. Eine ausführliche Beschreibung der Arbeitsschritte für die Bearbeitung und den Export von Rechnungssätzen finden Sie im Kapitel „Rechnung“ des Basishandbuchs.

1.6 Stornierung von Rechnungen

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Eine Stornierung von Rechnungen ist generell möglich. Soll nur die Rechnung selbst, nicht der Auftrag gesamt gelöscht werden, können Sie dazu die Funktion „Rechnung stornieren“ in der Auftragsmaske oder im Menü „Rechnung“ über „Zurücknahme“ durchführen.

1.7 Sonderfälle

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Für den Dienst Worldshare ILL werden in der Regel keine Rechnungssätze erzeugt, da die Abrechnung komfortabel über das „OCLC Fee Management“ erfolgt. Die Preise können bei Lieferung aber an das OCLC Worldshare ILL-System übergeben werden.

1.8 Hintergrund

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Die Rechnungsbearbeitung wurde für Kunden, die zusätzliche Dienstleistungen wie Recherche und Fremdbeschaffung von Literatur (One-Stop-Shopping) anbieten, erweitert. Für diese kostenpflichtigen Dienste werden zusätzliche Positionen wie Tantiemen, Lizenzkosten, Zuschläge und Steueranteile benötigt, die in der Rechnung einzeln aufzuführen sind. Diese Besonderheiten wurden bisher mit Indiviualprogrammen der Kunden umgesetzt und bei der Migration nach MyBib eDoc in die MyBib-Rechnungsbearbeitung übernommen.