8. Betriebshinweise

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8.1 Texterkennung mit ABBYY

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Bei Nutzung der ABBYY-OCR kommt es gelegentlich zum Abbruch des OCR-Laufs und der Beendigung von BCS-2, wenn Sie gleichzeitig viele Jobs oder Jobs mit sehr großen und vielen Images bearbeiten. Ursache ist der durch die OCR-Engine nicht komplett freigegebene Speicher.

Bei kleineren und wenigen OCR-Jobs am Tag führt dies nicht zu Einschränkungen.

Bearbeiten Sie jedoch

1. große und viele OCR-Jobs,
2. große Images mit Fraktur-OCR,
3. oder OCR für schlechte/schwierige Vorlagen (z.B. vergilbtes Papier, verschmierter Druck, Flecken oder Mikrofilm-Scans)

kommt es gelegentlich zu Abstürzen.

Zur Vermeidung empfehlen wir:

1. Schließen Sie alle anderen Programme bei der Verarbeitung solcher Jobs.
2. Lassen Sie immer nur eine begrenzte Anzahl an OCR-Jobs von der Stapelverarbeitung bearbeiten. Teilen Sie große OCR-Jobs bei der Batchverarbeitung in kleine Einheiten à 100 oder 250 Seiten auf.
3. Stellen Sie sicher, dass auf ihrem PC „mindestens“ die doppelte Menge des größten Jobs an Speicherplatz frei ist, damit ABBYY das Zwischenergebnis auslagern kann.
4. Starten, bzw. lassen Sie BCS-2 regelmäßig neu starten.

Führen Sie häufiger datenintensive Joboperationen durch, sprechen Sie bitte unseren Support an. Zur automatischen OCR über Nacht ohne Operatoren beraten wir Sie gerne.

Generell gibt es keine Empfehlung von ABBYY zur maximalen Jobgröße. Die OCR-Engine wurde jedoch für Clients und typische Clientanwendungen entwickelt. Als Faustregel gilt, dass Jobs mit bis zu 100 Seiten störungsfrei laufen. Für datenintensive Jobs bietet ABBYY eine Serverlösung an.

8.2 Gleichzeitige Nutzung mehrerer ABBYY-Dongles

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Arbeiten Sie immer nur mit einem ABBYY-Dongle. Ist ein Wechsel des Dongles während des Betriebs nötig, muss ein Refresh des Lizenz-Managers erfolgen. Erst danach greift BCS-2 auf den gewünschten Dongle zu.

8.3 DSGVO Hinweise

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Ab Version 6.8 kann im Basisreiter eines jeden Workflows aktiviert/deaktiviert werden, ob die Information zum angemeldeten Windows Nutzer (ut.userName()) beim Job gespeichert werden soll.  

Wird die Funktion “Benutzername speichern: wenn aktiv, Speichern des Benutzernamens in der Job-Struktur“ aktiviert, wird pro Job gespeichert:  

• Nutzerkennung desjenigen, der den JOB angelegt hat. (siehe Erstellungsdatum)  

• Nutzerkennung derjenigen, der den Job zuletzt geändert hat (siehe Änderungsdatum) 

Die Daten können genutzt werden um  

• Die Job Liste zu filtern und nur die Nutzer eignen Jobs anzeigen zu lassen 

• Den Nutzernamen in der Job Liste anzeigen 

• Die Information über die Reportsuite ausgegeben  

Die Funktion ist per Default deaktiviert. Die Information wird mit dem Löschen eines Jobs ebenfalls gelöscht.  Sobald diese Funktion aktiviert ist, speichert BCS-2 nutzerspezifische Daten.  

Sprechen Sie deshalb vorab mit ihrem Datenschutzbeauftragten um den Verwendungszweck, Umfang und die Grundlage der Erfassung festzulegen und zu dokumentieren. (RM#4284)