2. Workflow

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Im Dienst WorldShare ILL durchläuft ein Auftrag verschiedene Arbeitsabläufe (Prozesse). Dabei gibt der Auftragsstatus (kurz Status) die Position wieder, an der sich ein Auftrag innerhalb des Workflows befindet. Da sich der Workflow für Aufsatzbestellungen und Ausleihbestellungen an wichtigen Stellen grundlegend unterscheidet, beschreiben wir nachfolgend beide Workflows.

2.1 Workflow Aufsatzbestellungen

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2.1.1 Workflowskizze

 

 

2.1.2 Workflowbeschreibung

1. Die nehmende Bibliothek gibt eine Kopienbestellung in WorldShare ILL auf.
2. MyBib eDoc prüft per Batch den Bestelleingang in WorldShare ILL.
3. Der Bestelleingang beinhaltet folgende Schritte:
   • Vorverarbeiten der Bestellung (Lizenzprüfung und Prüfung auf eRessourcen)
   • Anreichern der Metadaten
   • Generieren des Auftrages
   • Prüfen der Bestandsnachweise
4. Bearbeiten eines Auftrags umfasst folgende Schritte:
   • Drucken eines Bestellscheines
   • Digitalisieren des Auftrages
     • über einen Scanclient (beispielsweise BCS-2)
     • mit anderer Digitalisierungssoftware
5. Übertragen der Digitalisate nach MyBib eDoc erfolgt
   • mit einem Scanclient
   • über manuellen Import
   • durch automatischen Import
   • mittels Upload-Formular von MyBib eDoc
6. Ausliefern des Auftrages und Übermitteln der Rechnungsdaten umfasst folgende Schritte:
   • Erzeugen des gewünschten Lieferformates
   • Ausliefern der Bestellung
     • an MyBib eL (Bereitstellungsportal von ImageWare Components)
     • per Post
   • Berechnen des Preises
   • Übermitteln des Preises bei Auslieferung
   • Statusmeldung (Shipped) an WorldShare ILL per Batch
7. Die nehmende Bibliothek setzt Empfangsbestätigung in WorldShare ILL.
8. Prüfen auf neue Empfangsbestätigung in WorldShare ILL (per Batch) und Ändern des Status auf Berechnet
9. Archivieren der Aufträge

2.1.3 Ablaufplan Workflow

Bestellen des Aufsatzes durch die nehmende Bibliothek in WorldShare ILL (Status New)

Kontrollieren neuer Bestellungen von MyBib eDoc in WorldShare ILL per Synchronisierungs-Batch

Bei positiver Bestellabfrage: Anlegen eines neuen Auftrags per Batch und Übermitteln einer Auftragsannahme-Quittierung per Synchronisierungs-Batch an WorldShare ILL (Status in MyBib eDoc Offen; Status in WorldShare ILL Accepted)

Drucken des Laufzettels/Lieferscheins (Status in MyBib eDoc Gedruckt)

Digitalisieren des Auftrags (Status in MyBib eDoc Wird gescannt)

Laden der Scans in den Auftrag von MyBib eDoc (Status in MyBib eDoc Fertig gecannt)

Erzeugen des Lieferformates (Status in MyBib eDoc Auslieferbar)

Ausliefern des Auftrages, Berechnen und Übermitteln des Preises; zusätzlich Quittieren der Lieferung per Batch an WorldShare ILL (Status MyBib eDoc Ausgeliefert; Status in WorldShare ILL Shipped)

Warten auf Lieferbestätigung durch nehmende Bibliothek (Status Ausgeliefert)

Nehmende Bibliothek setzt nach Erhalt der Bestellung eine Bestätigungsquittierung in World Share ILL (Status in World Share ILL Received)

Abfragen von MyBib eDoc nach Status Received in WorldShare ILL per Batch und automatischer Statuswechsel (Status in MyBib eDoc Berechnet)

 

2.2 Workflow Ausleihbestellungen

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2.2.1 Workflowskizze

 

2.2.2 Workflowbeschreibung

1. Die nehmende Bibliothek gibt eine Ausleihbestellung in WorldShare ILL auf (Status in WorldShare ILL New).
2. MyBib eDoc prüft per Batch den Bestelleingang in WorldShare ILL.
3. Der Bestelleingang beinhaltet folgende Schritte:
   • Vorverarbeiten der Bestellung (Lizenzprüfung und Prüfung auf eRessourcen)
   • Anreichern der Metadaten
   • Prüfen der Bestandsnachweise
   • Generieren des Auftrags
   • Quittieren der Auftragsannahme an WorldShare ILL
4. Die Auftragsbearbeitung und die Auslieferung umfassen folgende Schritte:
   • Drucken eines Bestellscheins und Ausheben des Buches aus dem Bestand
   • Verbuchen der Ausleihe im lokalen Bibliothekssystem oder automatisch mit MyBib eDoc
   • Drucken eines Lieferscheins
   • Manuelles Ausliefern des Auftrages in MyBib eDoc
   • Berechnen und Übermitteln der Preise an WorldShare ILL
   • Quittieren der Lieferung
5. Erstellen einer Empfangsbestätigung in WorldShare ILL durch die nehmende Bibliothek bei eingehender Lieferung
6. Rücksenden eines Buch durch die nehmende Bibliothek:
   • Quittieren der Retoure in WorldShare ILL
7. Empfangen der Rücksendung:
   • Verbuchen im lokalen Bibliothekssystem oder automatisch in MyBib eDoc
   • Quittieren per Synchronisierungs-Batch
8. Abschliessen des Auftrags in WorldShare ILL

2.2.3 Ablaufplan Workflow

Bestellen der Ausleihe der nehmenden Bibliothek in WorldShare ILL (Status New)

Kontrollieren neuer Bestellungen von MyBib eDoc in WorldShare ILL per Synchronisierungs-Batch

Bei positiver Bestellabfrage: Anlegen eines neuen Auftrags per Batch und Übermitteln der Auftragsannahme-Quittierung per Synchronisierungs-Batch an WorldShare ILL (Status in MyBib eDoc Offen; Status in WorldShare ILL Accepted)

Drucken eines Deckblatts (Status in MyBib eDoc Gedruckt)

Ausheben des Buches aus dem Bestand und Verbuchen der Ausleihe (Status in MyBib eDoc Gedruckt)

Manuelles Ausliefern der Bestellung in MyBib eDoc, automatisches Berechnen des Preises in MyBib eDoc (Status in MyBib eDoc Ausgeliefert)

Automatisches Übermitteln der Preise und Setzen der Lieferquittierung per Batch an WorldShare ILL (Status in MyBib eDoc Ausgeliefert; Status in WorldShare ILL Shipped)

Bestätigen des Empfangs der nehmenden Bibliothek bei Eingang der Bestellung im WorldShare ILL; Überprüfen der Quittierung von MyBib eDoc per Batch und Ändern des Auftragsstatus (Status in WorldShare ILL Received; Status in MyBib eDoc Berechnet)

Nehmende Bibliothek schickt Buch zurück und setzt eine Retour-Quittierung in WorldShare ILL (Status in WorldShare ILL Returned/In Transit), MyBib eDoc prüft auf Retour-Quittung und ändert den Status des Auftrages (Status in MyBib eDoc Im Rücklauf)

Rückverbuchen der Retoure des eingegangenen Buches und Quittieren des Bestellabschlusses in WorldShare ILL (Status in MyBib eDoc Erledigt, Status in WorldShare ILL Returned Complete)

2.3 Zusätzliche Quittierungen

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Für bestimmte Aktionen oder Nachfragen zu einer Bestellung stellt WorldShare ILL zusätzliche Quittierungen zur Verfügung. Jedoch gibt das System die Form der Quittierung vor, so dass diese nicht konfiguriert werden kann.

 

Die nachfolgende Liste enthält alle Quittierungsmöglichkeiten und technischen Codes, die von MyBib eDoc abgesetzt werden können:

1. Absagen eine Bestellung (NO)
2. Verlängerungsanfrage
   1. Akzeptieren (RENEW_YES)
   2. Ablehnen (RENEW_NO)
3. Rückruf einer überfälligen Ausleihbestellung (RECALL)
4. Bemerkung zu einer Bestellung (CONDITIONAL)
5. Nachfrage zu einer Bestellung (REQUESTED)

2.3.1 Absagen einer Bestellung

Ist eine Bestellung als Absage quittiert, wird der Quittierungscode per Batch an WorldShare ILL übermittelt. Falls es weitere besitzende Bibliotheken gibt, wird die Bestellung dort als Pending markiert und an den nächsten möglichen Lieferanten/Entleiher weiter geleitet. Gibt es keine weiteren Lieferanten, wird der Status auf Unfilled gesetzt.

Anschließend wird der Auftragsstatus in MyBib eDoc auf Abgelehnt gesetzt. Der Zustand bleibt Aktiv.

2.3.2 Verlängerungsanfragen

Für eine Verlängerungsanfrage (Status in WorldShare ILL Renewal Requested) gibt es zwei mögliche Quittierungen (Akzeptieren bzw. Ablehnen der Verlängerung).

Die Verlängerungsanfrage gliedert sich in folgende Arbeitsschritte:

1. Die nehmende Bibliothek setzt eine Verlängerungsanfrage in WorldShare ILL ab.
2. Automatisches Synchronisieren zwischen MyBib eDoc und WorldShare ILL per Batch (Auftragszustand in MyBib eDoc automatisch auf Angefragt bei positivem Treffer)
3. Aufträge manuell kontrollieren und Quittierung durchführen
   1. Akzeptieren:
      1. In MyBib eDoc Quittierung Verlängerung akzeptieren auswählen
      2. Verlängerungsdatum eintragen
      3. Zustand wieder auf Aktiv setzen
      4. Per Batch den Status in WorldShare ILL auf Renewal Approved setzen
   2. Ablehnen:
      1. Verlängerung ablehnen auswählen
      2. Zustand wieder auf Aktiv setzen
      3. Per Batch den Status in WorldShare ILL auf Renewal Denied setzen

2.3.3 Rückruf

Ist eine Ausleihe überfällig (d.h. die Leihfrist ist abgelaufen), kann die Bestellung mittels Rückruf-Quittierung beim Besteller zurückgefordert werden. Der Status in MyBib eDoc wird auf Im Rücklauf geändert. Anschließend wird in WorldShare ILL der Status per Batch auf Recalled gesetzt. Die nehmende Bibliothek muss nun das Buch bei ihrem Kunden zurückfordern und nach Erhalt des Buches in WorldShare ILL quittieren, dass das Buch zurückgeschickt wird (Status Returned/In Transit).

2.3.4 Bemerkung zu einer Bestellung

Es gibt verschiedene Situationen, für die eine Bemerkungs-Quittierung notwendig ist:

• Bei einer Ausleihbestellung ist keine Ausleihe möglich. Stattdessen können Kopien geliefert werden.
• Die angegebene Signatur oder Seiten in der Bestellung stimmen nicht.
• Der gewünschte Lieferservice wird nicht unterstützt.
• Der ermittelte Preis liegt höher als der in der Bestellung angegebene Maximalpreis.

 

Nach der Auswahl des Quittierungstyps CONDITIONAL gibt man den Fragetext ein oder wählt einen vordefinierten Textbaustein aus. Der Zustand wird auf Wartend geändert. Per Batch wird anschließend der Status in WorldShare ILL auf Conditional gestellt. Die nehmende Bibliothek kann in WorldShare ILL die Anfrage akzeptieren (Status Conditions accepted Yes) oder ablehnen (Conditions accepted No).

2.3.5 Nachfrage zu einer Bestellung

Diese Quittierung unterscheidet sich von anderen Quittierungstypen, da sie nicht an WorldShare ILL übermittelt wird, sondern per E-Mail oder Post direkt an die nehmende Bibliothek versendet wird.