Das Scannen für MyBib eDoc ist sowohl mit als auch ohne BCS-2 möglich. Die Entscheidung über das geeignete Verfahren hängt vom individuellen Umfeld einer Institution sowie den umzusetzenden Anwendungen ab. Eine Übersicht relevanter Umfeldkriterien und der Alternativen zum Scannen ohne BCS-2 finden Sie am Ende dieses Kapitels.
Für die typischen MyBib eDoc Anwendungen wie nationale und internationale Fernleihe, Campus Lieferdienst, Kataloganreicherung und Sammlungs- und Retrodigitalisierung finden Sie nachfolgend einige Kriterien für das Scannen mit und ohne BCS-2.
| Vergleich: Scannen mit und ohne BCS-2 für MyBib eDoc | ||
| Kriterium | Scannen ohne BCS-2 | Scannen mit BCS-2 |
| Typischer Workflow Scanarbeitsplatz |
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| Integration Scanclient in den Workflow | Nein | Ja |
| Direkte Rückmeldung an den Scanoperator | Nein (nur zeitverzögert nach dem Import durch Umschalten in die MyBib eDoc Nutzer-Oberfläche nach vorheriger Anmeldung) |
Ja (direkt in der BCS-2 Nutzeroberfläche. Der Scanoperator muss nicht in MyBib eDoc angelegt und/oder angemeldet sein) |
| Nachbearbeitung von Scans aufgrund von Reklamationen | Nein | Ja (Abruf des Auftrags in BCS-2 aus MyBib eDoc und nach- bzw. neu- scannen) |
| Anbindung an MyBib eDoc | asynchron/manuell über Dateiupload und MyBib eDoc Importer | synchron/automatisch über BCS-2 MyBib eDoc Connector mit direkter Statusfortschreibung |
| Schnittstelle | Dateiaustausch über Verzeichnis | Direkte native Schnittstelle bestehend aus
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| Zuordnung Scan zu Auftrag | manuell (als Dateiname ist die MyBib eDoc-Auftrags-nummer einzugeben) |
automatisch (Zuordnung erfolgt automatisch durch den vor dem Scannen eingelesen Barcode) |
| Vermeidung Doppelarbeiten, z.B. doppelte Scans | Nein (Muss organisatorisch durch Absprachen / Regeln gelöst werden. Mangels zentraler Steuerung, können Scans beliebig oft in das Importverzeichnis geladen werden) |
Ja (Durch Prüfung des Auftragsstaus vor dem Scan ist erneutes Scannen nicht möglich) |
| Vermeidung Scanning stornierter Aufträge | Nein (Der Operator bekommt i.d.R. nicht mit, dass ein Auftrag storniert wurde) |
Ja (stornierte Aufträge können nicht mehr gescannt werden, Operator erhält eine Fehlermeldung) |
| Lieferzeiten | Verzögern sich durch manuellen Upload und eingestellte Importintervalle | Erfolgt unverzüglich nach dem Upload durch BCS-2 zum nächsten Lieferintervall |
| Reklamationsbearbeitung | Bearbeitung in mehreren manuellen Einzelschritten, so dass i.d.R. komplette Neuscans einfacher sind. Status und Reklamation sind manuell fortzuschreiben, Reklamationsbearbeitung ist nur manuell möglich, d.h. manueller Download der Images, Prüfung des Reklamationsgrundes in MyBib eDoc, manueller Upload der korrigierten Daten zum Auftrag, manuelle Statusänderung |
Bis auf das Scannen der fehlenden Seite, vollautomatischer Workflow 1. Download des reklamierten Auftrags erfolgt durch Lesen des Barcodes. Die Reklamationsgründe sieht der Operator in BCS-2 2. Scannen der fehlenden Seiten bzw. Neuscan der „unleserlichen“ Seiten. Ggf. Kommentar wie „wg. enger Bindung, keine bessere Qualität“ möglich 3. Nach Fertigstellung Upload an MyBib eDoc mit einem „Klick“ in BCS-2 |
2.1 Kurzbeschreibung des Verfahrens: Scannen mit BCS-2 für MyBib eDocAbschnitt hinzufügen
BCS-2 ist über den BCS-2 Connector online an MyBib eDoc angebunden. Zwischen den beiden Programmen können Statusmeldungen, Informationen und Dateien online ausgetauscht werden. Statusinformationen zu einem Auftrag sind direkt im Scanclient verfügbar. Durch das Arbeiten mit Barcodes entfällt jede manuelle Zuordnung von Auftrags- und Scandaten. Diese erfolgt automatisch durch das Zusammenspiel von BCS-2 und MyBib eDoc. Neben schnelleren Lieferzeiten ist der Hauptvorteil der Kopplung das Vermeiden von Nutzerfehlern und die schnelle Reklamationsbearbeitung, durch:
- Prüfung des MyBib eDoc Auftrags durch BCS-2 vor dem Scannen, d.h. Scannen nur nach positiver Rückmeldung von MyBib eDoc
- Aufträge, die von einer BCS-2 Station gescannt werden, sind für andere BCS-2 Stationen gesperrt
- Setzen von Nachbearbeitungskennzeichen (Abrufkennzeichen) in BCS
Reklamationsnachbearbeitung in BCS-2. Anzeige der Reklamationsinformationen direkt in BCS-2 - Auftrag kann inklusive Images erneut heruntergeladen werden
- Minimierung von Fehlerquellen, da Aufträge (Status und Zustand) sowie die zu liefernden Formate von MyBib eDoc überwacht und entsprechend von BCS-2 angefordert werden
2.2 Kurzbeschreibung des Verfahrens: Scannen ohne BCS-2 für MyBib eDocAbschnitt hinzufügen
Die Alternative zu BCS-2 ist das Scannen mit einem Drittprogramm. Die Scans eines Scanauftrages sind als MTIFF oder PDF auszugeben. Der Dateiname der Datei (MTIFF/PDF) muss exakt der MyBib eDoc Auftragsnummer entsprechen, die auch als Barcode auf den Laufzettel gedruckt ist. Die Dateien müssen auf einem Verzeichnis (sambaShare, sftp-Server), für das MyBib eDoc Leserechte „hat“, bereitgestellt werden. (Aufgrund von Firewall-Restriktionen ist davon auszugehen, dass ein MyBib eDoc System in einer Verbundzentrale oder einem zentralen RZ nicht auf lokale Verzeichnisse in einer Institution zugreifen kann. In diesem Falle ist entweder ein manueller Upload via sftp oder ein automatischer Upload durch Skripte/Programme notwendig.)
Der Import der Scans erfolgt über den MyBib eDoc Importer. Dieser ist Teil des Standard-Lieferumfangs von MyBib eDoc. Beim Import wird die Auftragsnummer aus dem Dateinamen ausgelesen, der Auftragsstatus geprüft und nach erfolgreicher Prüfung die Scans importiert und der Auftragsstatus automatisch fortgeschrieben.
Beachte: Bei Tippfehlern im Dateinamen können diese nicht mehr automatisch zugeordnet werden, so dass diese Aufträge beim Import ignoriert werden. Das Gleiche gilt für Aufträge, die aufgrund eines Uploads am Vortag bereits geschlossen, oder storniert wurden. Aus diesem Grund sollte das Verzeichnis regelmäßig auf „ignorierte“ Aufträge kontrolliert werden.
Eine Alternative zum Importer ist das Upload-Formular. Dieses wird typischerweise bei Institutionen mit vielen Standorten, aber kleinen Scanvolumen pro Standort genutzt, so dass sich ein Scanner nicht lohnt. An diesen Standorten werden entweder kleine Büroscanner oder Multifunktionsgeräte genutzt, mit denen ein PDF erzeugt werden kann. Über das Upload-Formular wird die entsprechende Auftragsnummer eingegeben und das zuvor erzeugte PDF zu MyBib eDoc hochgeladen. Vorteil des Uploadformulars gegenüber dem Importer ist die Prüfung der Auftragsnummer vor dem Upload. Damit wird ein Doppelupload vermieden. Nach dem Upload gehen die Dateien direkt ins nächste Lieferintervall.
Allgemeine Auswahlkriterien für Scanner/Scansoftware:
- Anzahl und Typen vorhandener Scanner (Investitionsschutz der Hardware und darauf geschulter Mitarbeiter)
- Kurz- und mittelfristig geplante Neuanschaffungen
- Anzahl der Standorte und Verteilung des Scanvolumens auf die Standorte
- Verteilung des Scanvolumens auf die unterschiedlichen Anwendungen
- Qualitätsanforderung: „Informationsqualität versus Reproduktionsqualität“
- Umgang mit Backup: Ist eine Backup-Lösung notwendig und gibt es Alternativen einen Scannerausfall zu überbrücken?
- Mitarbeiter- und Personalwechsel und dem daraus resultierenden Verlust an Know-How und sich ergebendem Schulungsbedarf
- Anzahl / Anteil der Negativquittierungen vom Typ „Titel nicht verfügbar“, die erst beim „Ausheben“ erkannt werden
- Anzahl / Anteil der Reklamationen, die z.B. immanent sind, wegen enger Bindung an oder Digitalisierung vom Mikrofilm
- Gewichtung des Kundenservice, d.h. wie relevant sind Lieferzeiten und schnelle Bearbeitung von Reklamationen
Da diese und weitere Kriterien von Institution zu Institution unterschiedlich relevant sein können und jedes Kriterium unterschiedlich gewichtet und bewertet wird, ist eine pauschale Empfehlung nicht angemessen.