1. Vorwort

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Was ist MyBib eDoc?

MyBib eDoc ist ein webbasiertes Workflow-Management-System für die elektronische Dokumentenlieferung, Kataloganreicherung und Steuerung von Digitalisierungsverfahren. Mit der Software MyBib eDoc werden unterschiedliche Geschäftsvorgänge in Bibliotheken abgebildet und verwaltet.

Was ist ein Workflow-Management-System?

Aufgabe eines solchen Systems ist es, Geschäftsprozesse (Abfolge von Tätigkeiten, die nötig sind, um ein betriebliches Ziel und/oder Produkt zu erreichen) zu steuern, zu kontrollieren, zu protokollieren und zu quittieren. Das System unterstützt die Koordinierung von Prozessen und Arbeitsschritten, die auch von mehreren Bearbeitern – ggf. von verschiedenen Standorten aus – durchgeführt werden.

Anwendungsbeispiele im Bibliotheksumfeld

• nationale Dokumentenlieferung
• Fernleihe (national und international)
  • elektronische Dokumentenlieferung
  • Kopienlieferungen
  • Ausleihe rückgabepflichtiger Medien
• Kataloganreicherung (Monographien und Periodika)
• Campuslieferdienst
• Bestückung von Lernplattformen/Semesterapparaten
• Digitalisierung von Sammlungen und Einstellen in ein Präsentationssystem

Geschäftsprozesse haben hierbei unterschiedliche und individuelle Bearbeitungsschritte, zeitliche Abfolgen und festgelegte Reihenfolgen, die zur Umsetzung notwendig sind. Diese Abfolge der einzelnen Prozesseinheiten nennt man zusammengefasst einen Workflow (Geschäftsprozess). Mit MyBib eDoc können mehrere Workflows unter einer Oberfläche auf einem System umgesetzt werden.

Durch Automatisierung bestimmter Prozesse, wie beispielsweise dem Anlegen von Aufträgen, dem Auftragszetteldruck, der Auslieferung und der Rechnungsstellung, ist ein logisches und effektives Arbeiten im Stapelbetrieb möglich. Selbstverständlich können Sie jederzeit in die automatisierten Vorgänge eingreifen oder diese manuell auslösen.

Zur besseren Skalier- und Parametrisierung verfügt MyBib eDoc über ein Domänen-, Dienste- und Nutzerkonzept. In der Domäne werden verschiedene und/oder räumlich voneinander getrennte Abteilungen zusammengefasst, die aber innerhalb eines definierten Workflows zusammenarbeiten. Diese können dann die zugewiesenen Dienste bearbeiten.

MyBib eDoc als zentrale Steuereinheit

Das Nutzerkonzept sieht die Verwaltung von Benutzern und Anwendern durch Rechtevergabe, Domänen- und Dienstzuweisungen vor. So können Personen unterschiedliche Rollen und Aufgaben zugeordnet werden, zugeschnitten auf den jeweiligen Workflow. Diese lassen sich, auch in größerer Anzahl über Benutzergruppen verwalten (z.B. Scan-Operatoren, Beauftragte für Qualitätssicherung, Auftragsadministratoren, Systemadministratoren u.v.m).

MyBib eDoc stellt ein webbasiertes Frontend für den Benutzer zur Verfügung, so dass die Verwaltung und Bearbeitung einiger Workflows plattformunabhängig ist. Die Systemvoraussetzungen für die serverseitige Installation entnehmen Sie dem Abschnitt Installations- und Systemanforderungen.

MyBib eDoc ist mandantenfähig und daher auch für externes Hosting geeignet. Es ermöglicht die Installation mehrerer Systeme, die unabhängig voneinander agieren, auf einem Server.