2. Workflow

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Dieses Kapitel beschreibt den Workflow (Prozess) im Dienst „GBV-Fernleihe“. Dabei durchläuft ein Auftrag verschiedene Arbeitsschritte. Der Auftragsstatus (kurz Status) bezeichnet die Position, in dem sich ein Auftrag innerhalb des Workflows gerade befindet.

Der hier beschriebene Workflow soll ein Anhaltspunkt sein. Er kann sich von Institution zu Institution aufgrund organisatorischer Vorgaben unterscheiden.

2.1 Workflow Aufsatzbestellungen (Kopienversand) GEBEND

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2.1.1 Workflowbeschreibung

1. Anlage einer Fernleihbestellung durch nehmende Bibliothek im CBS des GBV
2. Bestellübergabe vom CBS an MyBib eDoc
   • Versand einer technischen E-Mail vom CBS  an das E-Mail-Postfach des MyBib eDoc-Systems
   • Bestellbestätigung von MyBib eDoc an das CBS
3. Bestelleingang
   • Vorverarbeitung der Bestellung (Lizenzprüfung und Prüfung auf eRessourcen)
   • Metadaten-Anreicherung
   • Auftragsgenerierung
4. Auftragsbearbeitung
   • Druck eines Bestellscheines
   •  Digitalisierung des Auftrages
     • über einen Scan-Client (bspw. BCS-2)
     • mit anderer Digitalisierungssoftware
     • Einbinden einer eRessource
5. Übertragung der Digitalisate nach MyBib eDoc
   • mit einem Scan-Client
   • über manuellen Import
   • durch einen automatischen Import
   • mittels Upload-Formular von MyBib eDoc
6. Bereitstellung
   • Erzeugung des gewünschten Lieferformates und Lieferscheins
   • Auslieferung an den Distributor mit Lieferquittierung an das CBS
7.  Ausdruck der Bestellung
   • durch den Distributor
   • alternativ Auslieferung per Post durch gebende Bibliothek
8. Auftragsabschluss
   • Empfangsbestätigung der gebenden Bibliothek an das CBS
   • Archivierung der Aufträge in MyBib eDoc

2.1.2 Ablaufplan Workflow

Aufsatzbestellung der nehmenden Bibliothek  im CBS des GBV

CBS verschickt Bestell-E-Mail an MyBib eDoc

Bestelleingang (Auftrag wird angelegt) – Status offen

Druck  des Bestellscheins – Status gedruckt

Digitalisierung des Auftrages oder Einbinden einer eRessource – Status wird gescannt

Übertragen des Auftrages – Status fertig gescannt

Erzeugen des Lieferformates – Status auslieferbar

Auslieferung des Auftrages  an den Distributor oder Ausdruck der Kopien und Lieferung per Post – Status ausgeliefert

Archivierung der Aufträge – Status ausgeliefert

2.2 Workflow Ausleihbestellungen GEBEND

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2.2.1 Workflowbeschreibung

1. Anlegen einer Fernleihbestellung durch nehmende Bibliothek  im CBS des GBV
2. Bestellübergabe vom CBS an MyBib eDoc
   • Versand einer technischen E-Mail vom CBS an das E-Mail-Postfach des MyBib eDoc-Systems
   • Bestellbestätigung von MyBib eDoc an das CBS
3.  Bestelleingang
   • Datenabgleich Bestandsnachweise und ggf. Nutzerdatenkonkordanz gegen das Lokalsystem
   • Auftragsgenerierung
4. Druck eines Deckblatts und Ausleihverbuchung des Buches
   • im lokalen Ausleihsystem
   • oder automatisch über MyBib eDoc
5. Erzeugen und Druck eines Lieferscheins und manuelle Auslieferung des Auftrages in MyBib eDoc
6. Lieferung
   • automatische Liefermitteilung (Quittierung) an das CBS
   • Verschicken der Bestellung per Post an nehmende Bibliothek
   • Empfangsbestätigung nehmende Bibliothek an CBS
7. Quittierung Rückgabe der nehmenden Bibliothek an das CBS des GBV
8.  Rückgabe-Verbuchung im Lokalsystem der gebenden Bibliothek
   • manuell
   • automatisch in MyBib eDoc
9. Archivierung der Aufträge

2.2.2 Ablaufplan Workflow

Ausleihbestellung der nehmenden Bibliothek im CBS des GBV

CBS verschickt Bestell-E-Mail an MyBib eDoc

Bestelleingang (Auftrag wird angelegt) – Status offen

Druck eines Deckblatts  – Status gedruckt

Aushebung aus dem Bestand und Ausleihverbuchung – Status gedruckt

Druck eines Lieferscheins – Status gedruckt

Abschicken der Liefermeldung von MyBib eDoc an das CBS – Status ausgeliefert

Versand der Bestellung per Post – Status ausgeliefert

Archivierung der Bestellung – Status ausgeliefert