2. Workflow

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Dieses Kapitel beschreibt den Workflow (Prozess) im Dienst subito vom Bestelleingang bis zur Archivierung des Auftrags. Dabei durchläuft ein Auftrag verschiedene Arbeitsschritte. Der Auftragsstatus (kurz Status) bezeichnet die Position, in dem sich ein Auftrag innerhalb des Workflows gerade befindet.

2.1 Workflowskizze

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2.2 Workflowbeschreibung

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1. Recherche und Bestellung im subito-Webfrontend
   • Versand einer technischen E-Mail vom subito-System an das E-Mail Postfach des MyBib eDoc-Systems
2. Bestelleingang
   • Anhand bestimmter Kriterien in der Bestell-E-Mail erzeugt MyBib eDoc einen Auftrag.
   • Eingangsbestätigung an subito
3. Datenabgleich und Verfügbarkeitsprüfung im lokalen Bibliothekssystem der gebenden Bibliothek
4. Drucken eines Bestellscheins und Digitalisierung des Auftrags
   • über einen Scanclient (beispielsweise BCS-2)
   • mit anderer Digitalisierungssoftware
5. Übertragen der Digitalisate nach MyBib eDoc durch
   • einem Scanclient
   • manuellen Import
   • automatischen Import
   • ein Upload-Formulars von MyBib eDoc
6. Bereitstellen des Auftrages
   • Erzeugen des gewünschten Lieferformates
7. Ausliefern des Auftrages via
   • FTP über das DRM-System von subito
   • Post
   • Fax
   • E-Mail
   • Lieferhinweis an subito
8. Erstellen des Rechnungssatzes nach Ablauf der Reklamationsfrist von 7 Tagen mit Statusmeldung an subito
9. Übertragen des Rechnungssatzes an subito
10. Archivieren der Aufträge

2.3 Ablaufplan Workflow

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Bestelleingang (Auftrag wird erzeugt) – Status offen

Drucken des Bestellschein – Status gedruckt

Digitalisieren des Auftrages  – Status wird gescannt

Übertragen des Auftrages – Status fertig gescannt

Erzeugen des Lieferformates – Status auslieferbar

Ausliefern des Auftrages – Status ausgeliefert

Erstellen des Rechnungssatzes – Status rechnungsfähig

Übertragen des Rechnungssatzes – Status berechnet

Archivieren der Aufträge – Status berechnet