3. Dienstekonzept

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Im MyBib eDoc werden alle Arbeitsschritte, die ein Auftrag innerhalb eines Geschäftsganges bis zum Abschluss durchlaufen kann oder muss, als „Dienst“ bezeichnet. Die einzelnen Arbeitsschritte, die sich in einer Kette zu einem Dienst zusammenfügen, bilden einen Workflow.  

In MyBib eDoc werden alle Arbeitsschritte, die ein Auftrag innerhalb eines Geschäftsganges bis zum Abschluss durchlaufen kann oder muss, als „Dienst“ bezeichnet. Die einzelnen Arbeitsschritte, die sich in einer Kette zu einem Dienst zusammenfügen, bilden einen Workflow.

Aufgrund der unterschiedlichen Arbeitsschritte, Schnittstellen und Ergebnisse gibt es unterschiedliche Dienste in MyBib eDoc 

Eine formelle, „abstrakte“ Definition eines Dienstes finden Sie am Ende dieses Kapitels.

Beispiel für einen Dienst (Dokumentenlieferung) mit Abrechnung:

Beispiel eines Workflows mit Abrechnung am Beispiel subito-1 (Kopienbestellungen)

In MyBib eDoc können beliebig viele Dienste erstellt und eingerichtet werden. Da jeder Workflow seine technischen, organisatorischen und auch juristischen Besonderheiten aufweist, werden für die gebräuchlichsten Geschäftsgänge vordefinierte Dienstschablonen bereitgestellt, wie zum Beispiel:

• Standard, welcher in der Regel als Campuslieferdienst zur Literaturversorgung auf dem Campus bzw. innerhalb einer Institution genutzt wird
• Fernleihe in den Varianten VZG-Fernleihe und Medea-3 (BVB und HBZ)
• subito Direktlieferung mit Zentralregulierung durch subito e.V.
• CE zur Kataloganreicherung wie zum Beispiel durchsuchbare Inhaltsverzeichnisse von Monographien für Bibliotheks- und Discoverysystemen
• C-3 Plus zur semiautomatischen Erschließung von Periodika
• eL zur Belieferung von elektronischen Semesterapparaten und Lernplattformen wie Moodle oder ILIAS
• OCLC WorldShare ILL für die internationale Fernleihe
• WDB zur Massendigitalsierung für Google Books.

Auf Basis dieser Schablonen werden Dienste für das konkrete Kundenumfeld konfiguriert und in die jeweilige Kundeninfrastruktur eingebunden. Falls Aufträge eines Dienstes aus organisatorischen und/oder abrechnungstechnischen Gründen unterteilt werden müssen, so werden dafür „Subdienste“ unter einem eigenen Namen angelegt und die Aufträge anhand eines Kriteriums dem entsprechenden Subdienst zugeordnet. Die Verarbeitungslogik bleibt dabei erhalten. Typisches Beispiel hierfür ist die Dienstschablone subito, für die zwei Subdienste angelegt werden:

• subito-1 für „Kopienlieferungen“
• subito-3 für die Lieferung rückgabepflichtiger Titel

Andere Nutzerszenarien von Subdiensten ergeben sich aus dem Rechteumfeld der Digitalisate, beispielsweise bei der Retrodigitalisierung indem auf Dienstebene zwischen gemeinfreien und copyright-behafteten Vorlagen unterschieden wird oder im Falle von Remota nur einem engen Personenkreis der Zugriff auf die Digitalisate gewährt werden soll.

3..1 Definition Dienst

Ein Dienst legt den identischen Workflow für eine Menge von Aufträgen vom Bestelleingang, Auftragserfassung bis zur Archivierung fest. Ein Dienst wird über eine Schablone in MyBib eDoc bereitgestellt, die bei identischem Workflow unter einen separaten Namen (ID) installiert werden kann.

Ein Dienst besteht aus:

• dienstespezifischen Funktionen, die sich aus dem jeweiligen Geschäftsgang ergeben, beispielsweise die automatische Quittierung nach Bestelleingang an ein Drittsystem (Fernleihe, subito, etc.)
• optionale Erweiterungen, um Arbeitsschritte im Verbindung mit Dritt- oder Viertsystemen zu automatisieren, die an den geeigneten Stellen – auch mehrfach – in den Dienst einzubinden sind. Das kann unter anderem die Buchung von Titeln auf Nutzerkonten und deren Rückbuchung, automatische Metadatenanreicherung aus dem lokalem Bibliothekssystem und erneute Aktualisierung nach Datenkorrektur im lokalen Bibliothekssystem sein
• dienstespezifische Verarbeitungslogiken, die in ihrer Gesamtheit nur für diesen Dienst zulässig und/oder notwendig sind. Das sind beispielsweise Quittierungen die ein Drittsystem erwartet oder Reklamationen, die nur von einem Endnutzer kommen und manuell zu bearbeiten sind
• dienstespezifische Konfigurationseinstellungen mit denen ein Dienst genau an das technische, organisatorische und kaufmännische Umfeld eines Kunden angepasst wird, wozu unter anderem die Kommunikation mit den Endnutzern gehört. Das können multilinguale Texte, Umfang der Nutzerbenachrichtigung oder weitere Funktionen sein.

Motivation des Dienstekonzept ist ein möglichst hoher Grad der Automatisierung bei gleichzeitig flexibler Konfigurierbarkeit.