2. Reklamationsbearbeitung mit MyBib eDoc® und BCS-2®

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2.1 Reklamationsbearbeitung in MyBib eDoc

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Nachdem eine Reklamation angelegt wurde, befindet sich der Auftrag im Status „fertig gescannt“ und im Zustand „reklamiert“.  Dadurch ist eine Bearbeitung von BCS-2 nicht möglich, da der Status dafür „offen“ oder „gedruckt“ und der Zustand „aktiv“ sein muss.

Um den Zustand und Status des Auftrages zu ändern, rufen Sie bitte die Reklamationsübersicht im Hauptmenü unter Menü/Service/Reklamationen auf.

Sie erhalten die Übersicht Aktuelle Reklamationen:

Die Liste ist wie die Auftragsliste in MyBib eDoc aufgebaut.

Im Unterschied zur Auftragsliste werden hier neben dem Auftragsstatus auch der Reklamationsstatus und das Datum der Reklamation angezeigt. Es gibt insgesamt fünf verschiedene Reklamationsstatus. Der Status basiert darauf, wo sich ein Auftrag im Workflow der Kataloganreicherung gerade befindet:

1. Neu (Reklamation angelegt, Status des Auftrages „OCR fertig“, Zustand „reklamiert“)
2. Gesehen (Reklamationsbearbeitung des Auftrages wurde geöffnet und Reklamationsaktion wurde aktiviert, Status des Auftrages „offen“, Zustand „aktiv“)
3. In Arbeit (Reklamation wird in BCS-2 bearbeitet, Status des Auftrages „wird gescannt“, Zustand „aktiv“)
4. Erneut ausgeliefert (Auftrag wurde von BCS-2 hochgeladen und ausgeliefert, Status des Auftrages „ausgeliefert“, Zustand „aktiv“)
5. Reklamation beendet

Damit Sie den Auftrag für die Reklamationsbearbeitung in BCS-2 aktivieren können, müssen Sie den Auftrag wieder auf „aktiv“ setzen. Das geschieht in der „Übersicht aktueller Reklamationen“ durch Klick auf das Bleistift-Icon in der Auftragszeile.

Es öffnet sich die Reklamationsmaske des Auftrages:

Zunächst ändern Sie den Reklamationsstatus im Abschnitt „Reklamation“ von „Neu“ auf „gesehen“ und wählen anschließend im Abschnitt „Auftragsdaten“ eine Reklamations-Aktion aus. Es stehen insgesamt 7 Aktionen zu Verfügung:

• Auftrag neu scannen, Scanverzeichnis leeren
• Auftrag neu scannen, Scanverzeichnis leeren, Status „gedruckt“
• Auftrag neu scannen, Scanverzeichnis leeren, Auftragszettel generieren
• Auftrag neu scannen, Scanverzeichnis beibehalten
• Auftrag neu scannen, Scanverzeichnis beibehalte, Status „gedruckt“
• Auftrag neu scannen, Scanverzeichnis beibehalten, Auftragszettel generieren
• Neu ausliefern

Bei Auswahl „Scanverzeichnis leeren“ werden alle Scans im Scanverzeichnis von MyBib eDoc gelöscht. Bei „Scanverzeichnis beibehalten“ verbleiben die Scans im Scanverzeichnis und werden beim Anlegen des Auftrages in BCS-2 heruntergeladen.

Im abgebildeten Beispiel würden Sie „Auftrag neu scannen, Scanverzeichnis beibehalten,  und Auftragszettel generieren“ wählen, da nur eine Seite ergänzt werden muss. Speichern Sie Ihre Einstellungen mit „Ändern“ ab.

In der Übersicht Aktuelle Reklamationen ändert sich der Reklamationsstatus von „Neu“ auf „in Arbeit“ und der Auftragsstatus auf „gedruckt“.

Zusätzlich wird der Zustand des Auftrages wieder auf „aktiv“ gesetzt und ein Auftragszettel generiert.

 Auszug aus Auftragsmaske

Falls kein Ausdruck über MX Print-Client oder MyBib-Printserver erfolgen kann, können Sie das Deckblatt auch direkt aus der Reklamationsliste drucken.

Den Auftragszettel können Sie dafür verwenden, um das Buch aus dem Magazin/Standort auszuheben.

2.2 Reklamationsbearbeitung in BCS-2

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Für die Auftragsbearbeitung in BCS-2 gehen Sie genauso vor, als würden Sie einen neuen Auftrag anlegen.

• Eingabe des Barcodes im Jobindex-Dialog von BCS-2 und Validierung mit „OK“ starten.

• Die Reklamationsmeldung wird angezeigt

• Meldung mit „OK“ bestätigen
• Die Scans werden nach BCS-2 heruntergeladen.
• Korrekturen durchführen, z.B. eine bestimmte Seite neu einscannen
• OCR durchführen
• Übertragen und durchsuchbares PDF erzeugen

2.3 Beenden der Reklamation in MyBib eDoc

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Aufruf Reklamationsübersicht über Menü/Service/Reklamationen

Selektion der Reklamation: Diese hat den Reklamationsstatus „in Arbeit“ und den Auftragsstatus „ausgeliefert“.

Mit Klick auf das Haken-Icon beenden Sie anschließend die Reklamation.

Die nachfolgende Nachfrage

beantworten Sie bitte mit einem Klick auf Weiter.

Die Reklamation steht nun im Status „beendet“.

 Eine Reklamation muss auf jeden Fall beendet werden, sonst werden diese Aufträge nicht archiviert. Das kann vor allem bei sehr vielen unbeendeten Reklamation dazu führen, dass das Imagelager von MyBib eDoc zu voll wird und damit kein Platz mehr auf dem Server für Datenbank und Anwendung bleibt. Bitte Sichten Sie regelmäßig die Reklamationsliste und setzen die ausgelieferten Reklamationen auf 'beendet", danach werden sie archiviert.

Falls die Liste der Reklamationen zu lang wird, können Sie die beendeten Reklamationen löschen. Dabei wird der Auftrag selbst nicht gelöscht. 

Eine Reklamation bitte immer erst nach der Auslieferung des korrigierten Auftrages beenden, sonst wird der Reklamationsstatus nach der Auslieferung wieder auf "erneut ausgeliefert" anstatt "Reklamation beendet" gesetzt.